আইইউএফ এশিয়া ও প্যাসিফিক অঞ্চলের সদস্যরা প্রতি পাঁচ বছরে অনুষ্ঠিত হওয়া আঞ্চলিক সম্মেলনে তাদের ভোটাধিকার প্রয়োগ করেন। এশিয়া ও প্যাসিফিক অঞ্চলের জন্য আইইউএফ আঞ্চলিক সংস্থার বিধিমালার অনুচ্ছেদ ৫ (৭) অনুসারে আঞ্চলিক সম্মেলন আঞ্চলিক সংস্থার সর্বোচ্চ কর্তৃপক্ষ। আঞ্চলিক সম্মেলন রেজুলেশন পাস করে, এবং আর্থিক প্রতিবেদন সহ সকল প্রতিবেদন পর্যালোচনা করে এবং গ্রহণ করে, সংবিধি সংশোধন করে, আঞ্চলিক কমিটি নির্বাচন করে, আঞ্চলিক সভাপতি নির্বাচন করে এবং আঞ্চলিক সেক্রেটারি নির্বাচন করে। এশিয়া এবং প্যাসিফিক অঞ্চলের জন্য আইইউএফ আঞ্চলিক সংস্থার সংবিধির পদ্ধতি এবং বিধিবিধান অনুসারে এবং আইইউএফ বিধিমালা [২০১৭] মেনে এগুলি সব করা হয়।
১৩তম আঞ্চলিক সম্মেলন ২০১৬ সালের অক্টোবরে ম্যানিলায় অনুষ্ঠিত হয়েছিল। ২০২১ সালের অক্টোবরে ১৪তম আঞ্চলিক সম্মেলন হওয়ার কথা ছিল। কিন্তু, কভিড-১৯ মহামারিতে চরম এবং বিশেষ জরুরী পরিস্থিতির মুখোমুখি হয়ে, ২৯ শে অক্টোবর, ২০২০ তারিখে ৫০তম আঞ্চলিক কমিটির সভায় ১৪ তম আঞ্চলিক সম্মেলনটি ২০২২ সালের অক্টোবর পর্যন্ত স্থগিত করে ৫ নং রেজুলেশন পাশ করে। সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল যে কভিড-১৯ মহামারির কারণে ভ্রমণ বিধিনিষেধ অনেক অঞ্চল থেকে আঞ্চলিক সম্মেলনে প্রতিনিধি প্রেরণের ক্ষমতা প্রভাবিত করবে। এটি উপলব্ধি করা হয়েছিল যে মূল পরিকল্পনা অনুযায়ী আঞ্চলিক সম্মেলন করার যে কোনও প্রচেষ্টা আমাদের সদস্যদের বঞ্চিত করার ঝুঁকি তৈরি হয়েছিল। এটি ছিল আমাদের সদস্যদের অধিকার এবং আঞ্চলিক সংস্থার স্বচ্ছতার স্বার্থে একটি সময়োচিত এবং প্রয়োজনীয় সিদ্ধান্ত। সকল অন্তর্ভুক্ত ইউনিয়নকে ১৪ জানুয়ারী, ২০২১ তারিখে ইমেলের মাধ্যমে এই পরিবর্তন সম্পর্কে আনুষ্ঠানিকভাবে অবহিত করা হয়েছে। প্রতিক্রিয়া জানানো সকল অন্তর্ভুক্ত ইউনিয়ন ৫ নং রেজুলেশনের পক্ষে তাদের সমর্থনকে নিশ্চিত করেছে।
কভিড-১৯ মহামারি সম্পর্কে আমাদের বর্তমান মূল্যায়নের ভিত্তিতে এবং টিকার ধীরে এবং অসম প্রাপ্যতার উপর ভিত্তি করে, ২০২২ সালের অক্টোবরে সকল দেশের প্রতিনিধিদের শারীরিক উপস্থিতিতে আঞ্চলিক সম্মেলন করা সম্ভব হবে বলে আমরা মনে করি না। সুতরাং ১৪ তম আঞ্চলিক সম্মেলন একটি হাইব্রিড সম্মেলন হবে- শারীরিক এবং ভার্চুয়াল উভয় অংশগ্রহণের সংমিশ্রণে। যারা ভ্রমণ করতে পারবেন না তারা নিজ নিজ দেশ থেকে কার্যত অংশ নেবেন। সকল সদস্য ইউনিয়ন যাতে সিদ্ধান্ত গ্রহণে এবং ভোট প্রদানে অংশ নিতে পারেন তা নিশ্চিত করার জন্য একটি জাতীয় ও উপ-আঞ্চলিক সভা অনুষ্ঠিত হবে। সদস্য ইউনিয়নের সাথে আলোচনা করে এই বৈঠকের শিডিউল চূড়ান্ত করা হবে।
এই ওয়েবসাইটের শুধুমাত্র সদস্য বিভাগে শিডিউল এবং ডকুমেন্টেশন বিভিন্ন ভাষায় সরবরাহ করা হবে।
এই শিডিউল এবং আলোচনার প্রক্রিয়া সম্পর্কে আরও তথ্যের জন্য, দয়া করে আঞ্চলিক সচিবালয়ে ইমেল করে যোগাযোগ করুন: 14regcon@iufap.org বা নীচের ফর্মটি জমা দিন।