एशिया और पसिफ़िक क्षेत्र में IUF के सदस्य, हर पांच साल में आयोजित होने वाले क्षेत्रीय सम्मेलन में अपने मताधिकार का प्रयोग करते हैं। IUF एशिया और पसिफ़िक क्षेत्रीय संगठन विधियों [2016] के अनुच्छेद 5 (7) के अनुसार, क्षेत्रीय सम्मेलन क्षेत्रीय संगठन का प्राधिकारी है। क्षेत्रीय सम्मेलन प्रस्तावों को पारित करता है, वित्तीय रिपोर्टों सहित रिपोर्टों की समीक्षा करता है और अपनाता है, विधियों में संशोधन करता है, क्षेत्रीय समिति, क्षेत्रीय अध्यक्ष है और क्षेत्रीय सचिव का चुनाव करता है। यह सब IUF एशिया और पसिफ़िक क्षेत्रीय संगठन के क़ानूनों और IUF नियमों [2017] के प्रक्रियाओं और नियमों के अनुसार किया जाता है।
13वां क्षेत्रीय सम्मेलन अक्टूबर 2016 में मनीला में आयोजित किया गया था। 14वां क्षेत्रीय सम्मेलन अक्टूबर 2021 के लिए निर्धारित किया गया था। लेकिन, COVID-19 महामारी के चरम और असाधारण परिस्थितियों का सामना करते हुए, 50वीं क्षेत्रीय समिति की बैठक ने 29 अक्टूबर, 2020 को संकल्प नंबर 5 पारित किया जिसके अनुसार 14वें क्षेत्रीय सम्मेलन को अक्टूबर 2022 तक स्थगित कर दिया। यह निर्णय लिया गया कि COVID-19 महामारी की वजह से जो यात्रा प्रतिबंध है उसके कारण कई सहयोगियों को क्षेत्रीय सम्मेलन में भाग लेने के लिए प्रतिनिधि भेजने में मुश्किल आयेगी। यह समझा गया कि पहले की योजना के अनुसार क्षेत्रीय सम्मेलन आयोजित करने के किसी भी प्रयास से हमारे सदस्यों का मताधिकार से वंचित होने का जोखिम है। यह हमारे सदस्यों के अधिकारों और क्षेत्रीय संगठन की अखंडता के हित में किया गया एक समयोचित और आवश्यक निर्णय था। सभी संबद्ध यूनियनों को 14 जनवरी, 2021 को ईमेल के माध्यम से औपचारिक रूप से इस बदलाव की सूचना दी गई थी। प्रतिक्रिया देने वाली सभी संबद्ध यूनियनों ने संकल्प नंबर 5 के लिए अपने समर्थन की पुष्टि की।
COVID-19 महामारी के हमारे वर्तमान मूल्यांकन और टीकों के धीमे और असमान रोलआउट के आधार पर, हम अक्टूबर 2022 में सभी देशों के प्रतिनिधियों द्वारा भाग लेते हुए एक भौतिक क्षेत्रीय सम्मेलन आयोजित करना संभव नहीं समझते हैं। इसलिए 14वां क्षेत्रीय सम्मेलन एक हाइब्रिड सम्मेलन होगा – जिसमें भौतिक और आभासी दोनों भागीदारी शामिल है। जो लोग यात्रा नहीं कर सकते हैं वे इंटरनेट द्वारा अपने-अपने देशों से भाग लेंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी संबद्ध यूनियने निर्णय लेने और मतदान में भाग ले सके, राष्ट्रीय और उप-क्षेत्रीय परामर्श बैठक की एक श्रृंखला आयोजित की जाएगी। इन बैठकों के कार्यक्रम को संबद्ध यूनियने के परामर्श से निश्चित किया जाएगा।
इसकी अनुसूची और दस्तावेज वेबसाइट के केवल सदस्य अनुभाग में विभिन्न भाषाओं में उपलब्ध कराए जाएंगे।
इस अनुसूची और परामर्श प्रक्रिया के बारे में अधिक जानकारी के लिए कृपया ईमेल द्वारा क्षेत्रीय सचिवालय से संपर्क करें: 14regcon@iufap.org या नीचे दिया गया फ़ॉर्म सबमिट करें।